Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal

Esta Política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas colombianas sobre protección de datos personales. Aplica a los datos de estudiantes, proveedores, representantes de aliados y administradores tratados en EMaster LAB.

3. Datos que tratamos

• Identificación y cuenta: nombre completo, nombre preferido, usuario, correo electrónico, rol, foto o logo de perfil y contraseña (almacenada solo en forma cifrada con hash).
• Contacto y logística: teléfono, nombre de la tienda y correo de la cuenta de Dropi, necesarios para despachar los pedidos.
• Datos para el contrato y el envío de muestras: tipo y número de documento de identidad, razón social y NIT cuando contratas como empresa, dirección de envío de muestras, ciudad y departamento.
• Contratos, muestras y pagos: contratos de maquila firmados (número, cantidad acordada, fechas de firma y validez y el archivo firmado), la información de cada muestra (transportadora, número de guía, destino, fechas y tus comentarios), los reportes y confirmaciones de pago de muestras con sus comprobantes, y las entregas de producción.
• Información de productos: solicitudes, descripciones, categorías, cantidades, fotos, métricas publicitarias y evidencias de ventas o inventario, cotizaciones y estados de producción.
• Comunicaciones: mensajes y archivos (por ejemplo, contratos y comprobantes) del chat de cada producto, y notificaciones. Desde que confirmas una cotización, el chat admite datos de contacto y de pago (por ejemplo, números de cuenta, llaves o referencias de pago) para coordinar con tu Proveedor.
• Programa: puntos, niveles y posición en el ranking.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, fechas de acceso, registros de seguridad y la prueba de tu aceptación de estos documentos.

No solicitamos datos sensibles ni datos de menores de edad. Te pedimos no incluirlos en fotos, descripciones o mensajes. Nunca envíes por el chat contraseñas, números completos de tarjetas, códigos de seguridad (CVV), códigos de verificación o claves bancarias: EMaster LAB no los necesita ni procesa pagos.

4. Finalidades

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad y controlar el acceso.
• Gestionar solicitudes, cotizaciones, producción, inventario, reposiciones y despachos entre Estudiantes y Proveedores.
• Permitir que el Proveedor redacte el contrato de maquila, envíe las muestras a tu dirección y registre los pagos de muestras, sin tener que pedirte los datos por otros medios.
• Llevar el registro de los contratos firmados y mostrarlos al Estudiante, al Proveedor y al Administrador.
• Permitir la comunicación dentro de la Plataforma y enviar notificaciones del servicio.
• Administrar el programa de puntos, niveles y ranking.
• Conectar a los Proveedores con las plataformas de Aliados autorizados mediante la API.
• Proteger la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes, usos indebidos y la elusión de la Plataforma.
• Elaborar estadísticas agregadas para mejorar el programa y el servicio.
• Cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades y ejercer o defender derechos.

5. Con quién compartimos los datos

• Proveedor asignado a tu solicitud: ve la información del producto (incluidas fotos, métricas y evidencias) y tu nombre visible. Cuando confirmas la cotización recibe tus datos para el contrato y el envío de muestras (nombre completo, documento, razón social y NIT, dirección, ciudad, departamento, teléfono y correo). Tus datos de logística de Dropi se comparten cuando la muestra queda aprobada, para el despacho del pedido. Solo puede usarlos para tu contrato, tus muestras y tu pedido.
• Estudiante que te asignó una solicitud: ve el nombre y la foto o logo del Proveedor.
• Aliados autorizados: plataformas tecnológicas que gestionan pedidos en nombre de Proveedores (por ejemplo, el sistema interno del laboratorio). Reciben, a través de un canal cifrado y autenticado (API y notificaciones firmadas), la misma información que el Proveedor asignado ve en la Plataforma y bajo las mismas reglas: información y archivos del producto, datos para el contrato y las muestras desde la confirmación, datos de logística desde la aprobación de la muestra, mensajes y archivos del chat, contratos, muestras, pagos y entregas. Solo pueden usarla para gestionar ese pedido por cuenta del Proveedor.
• Administrador de EMaster: ve toda la información de solicitudes, contratos y conversaciones para supervisar el programa.
• Encargados tecnológicos: proveedores de alojamiento, base de datos y almacenamiento (Railway), de dominio, DNS y protección de red (Cloudflare), que tratan los datos por cuenta de EMaster y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Autoridades: cuando lo exija la ley o una orden competente.

No vendemos tus datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

6. Transferencia y transmisión internacional

El responsable está constituido en los Estados Unidos de América y la infraestructura de la Plataforma puede estar alojada en ese país u otros. Con tu autorización, tus datos pueden transmitirse o transferirse fuera de Colombia a proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección o bajo acuerdos que garantizan su seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

7. Tus derechos como titular

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EMaster.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

Puedes actualizar gran parte de tu información directamente en Mi perfil y Configuración.

8. Procedimiento de consultas y reclamos

Escribe a [email protected] desde el correo registrado en tu cuenta, indicando tu nombre, usuario, la petición y los documentos que quieras hacer valer.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS), contraseñas protegidas con hash, control de acceso por rol, límites de intentos de inicio de sesión, almacenamiento privado de imágenes, claves de API almacenadas solo como huella criptográfica, notificaciones a Aliados firmadas digitalmente, registros de auditoría y copias de seguridad. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, te informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

10. Conservación

Los contratos, sus datos y los registros de pagos y muestras se conservan durante la vigencia del contrato y el término de prescripción de las acciones que puedan derivarse de él. Conservamos los demás datos mientras tu cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, atender obligaciones legales, contables o contractuales y ejercer o defender derechos. La prueba de tu autorización se conserva mientras se traten tus datos y por el término de prescripción aplicable. Al cumplirse estos plazos, los datos se eliminan o anonimizan.

11. Cookies

La Plataforma usa únicamente cookies técnicas necesarias para mantener tu sesión iniciada y proteger los formularios (CSRF). No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros.

12. Autorización

Al marcar la casilla de autorización durante el registro o al ingresar a la Plataforma, otorgas a EMASTER PROJECT LLC una autorización previa, expresa e informada para tratar tus datos conforme a esta Política. EMaster registra la fecha, la versión aceptada, la dirección IP y el navegador como prueba de esa autorización.

13. Vigencia y cambios

Esta Política rige desde el 8 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales se informarán en la Plataforma y, cuando afecten las finalidades o el alcance del tratamiento, se solicitará una nueva autorización.